La importancia de guardar copia de todas sus transacciones

Sin importar el tipo de negocio que usted tenga, es muy importante que siempre mantenga copias de todas las transacciones de su negocio. Dichas copias le ayudarán a tener una idea general del estado de su negocio. Por ejemplo, le podrán ayudar a determinar los productos más vendidos, los que no se venden muy bien, y la ganancia que hace cada vez que vende cierto producto. Al mismo tiempo, dichas copias le proporcionarán la información necesaria para preparar los estados financieros y los impuestos de su negocio. 

Siempre trate de mantener copias de las siguientes transacciones:

• Gastos: Mantenga copias de todos los gastos que su negocio hace. Una manera excelente de monitorear los gastos es simplemente abrir una cuenta corriente en un banco, ya que le dará información exacta sobre la fecha, cantidad, y tipo de gastos que su negocio hace durante el mes.  
  
• Ingresos: Siempre registre los ingresos que recibe, las fechas en que son recibidos, y la fuente de estos pagos. Acuérdese que su negocio puede recibir dinero de varias fuentes. Por ejemplo, usted puede recibir una ganancia al vender un producto o un servicio, al vender un bien del negocio (por ejemplo un automóvil) para financiar sus operaciones, o de los dividendos que recibe de una inversión.
  
• Inventario: Siempre mantenga copias del estado de su inventario. Actualice estas copias frecuentemente, apenas venda un ítem, bórrelo de su cuenta de inventario.
  
• Nómina de Pago: Siempre mantenga un record de la nómina de pago, sin importar el número de empleados que su negocio tenga. Como un contratante, usted es responsable de mantener copias de la información personal, el número de horas que trabaja, y el salario que recibe cada empleado de su negocio. Cada cuarto de año, prepare el Form 941 (el Employees' Quarterly Federal Tax Return), que muestra cuánto se la ha retenido de impuestos y Social Security a cada empleado. Al mismo tiempo, cada año tiene que preparar los formularios W-2, que resumen cuánto ha ganado cada empleado y cuánto dinero se le ha retenido durante el año laboral. Este formulario tiene que mandárselo a cada empleado y al IRS (Servicio de Impuestos Internos). 

Un Ejemplo: 

Para poder mantener una copia clara de las transacciones de su negocio, usted puede usar el método de Contabilidad por Partida Simple (Single Entry Bookkeeping), el cual es simple y eficiente:

Consejo Práctico: Siempre mantenga sus finanzas personales separadas de las transacciones de su negocio, ya que esto le ayudará a sumar los gastos totales de su negocio más fácilmente. Es muy importante que guarde las copias de las transacciones de su negocio por al menos tres años, ya que el IRS tiene el derecho de intervenir en cualquier negocio y reclamar copias de transacciones que hayan pasado hasta con tres años de antigüedad.